Kokeile kangaskassia koko osallistujapaketilla
Mittaa suurin esine ja huomioi kaikkien kassiin tulevien tavaroiden yhteispaksuus. Kansio voi sopia hyvin yksinään, mutta sen mahduttaminen pullon ja rasiassa olevan lahjan viereen voi olla vaikeaa. Varaa tilaa myös materiaalille, jota osallistujat saavat tapahtuman aikana.
Litteän, luonnonvärisen 220 g/m² kangaskassimme mitoiksi ilmoitetaan 38 × 42 cm. Luonnonvärisen sivulevennyksellä varustetun mallin mitat ovat 38 × 42 + 10 + 10 cm. Levennykset muuttavat kassin muotoa ja sisällölle jäävää tilaa, mutta pelkät mitat eivät takaa tietyn paketin sopivuutta. Kokeile sisältöä mallikappaleeseen.
Huomioi koko tapahtumapäivä
Osallistujilla voi olla konferenssikassin lisäksi mukanaan takki, puhelin ja virvokkeita. Tarkista, sopivatko kahvat täyteen pakatun kassin kantamiseen olalla. Kahvojen mukavuus riippuu sisällöstä ja kantajasta, eikä sitä voi päätellä pelkästään tyhjän kassin tuotekuvasta.
Suunnittele tilausmäärä
Pidä vahvistettu osallistujamäärä erillään henkilökunnalle, puhujille ja sponsoreille sekä varalle tarvittavista kasseista. Anna yhdelle henkilölle vastuu lopullisesta määrästä, jotta eri tiimit eivät varaa ylimääräisiä kasseja samoihin tarpeisiin. Mahdollisille ylijääville kasseille kannattaa suunnitella käyttöä konferenssin jälkeen.
Tarjousten vertailua varten voit pyytää hintaa esimerkiksi 500 litteälle luonnonväriselle 220 g/m²:n kangaskassille yksiväripainatuksella. Pyydä erillinen hinta sivulevikkeelliselle mallille, jos harkitset myös sitä. Rakenteita on verrattava erikseen, ja hinnan, Suomeen toimituksen sekä arvonlisäveron käsittelyn tulee käydä ilmi tarjouksesta.
Laske aikataulu taaksepäin jakopäivästä
Määritä viimeinen vastaanottopäivä sen mukaan, milloin osallistujakassit on pakattava. Toimitus tapahtuman alkamisaamuna voi jättää liian vähän aikaa pakkaamiseen. Varaa aikaa painatuksen tarkistukseen, sisäiseen hyväksyntään, tuotantoon, kuljetukseen ja osallistujapakettien pakkaamiseen. Pyydä aikataulusta kirjallinen vahvistus todellisen toimitusosoitteen perusteella.
- Vahvista pakattava sisältö ja valittu malli.
- Sopikaa lopullinen määrä koko tapahtumatiimin kesken.
- Nimeä yksi henkilö hyväksymään painokuvio.
- Kerro toimittajalle, milloin tavaroiden on oltava perillä, jotta ne ehditään pakata.
- Vahvista toimituksen vastaanottaja ja tapahtumapaikan käytännön järjestelyt.
Usein kysyttyä
Kannattaako tapahtuman päivämäärä painaa kassiin?
Päivämäärä sitoo painatuksen tiettyyn tapahtumaan. Yleisempi painatus voi sopia toistuviin tapahtumiin tai myöhempään käyttöön. Päätä ennen painatuksen suunnittelua, kumpi käyttötarkoitus on tärkeämpi.
Onko sivulevike välttämätön?
Se riippuu sisällöstä. Litteä kassi voi sopia ohuelle paketille, kun taas tilaa vievää sisältöä kannattaa kokeilla sivulevikkeelliseen malliin.
Suunnittele konferenssitilaus
Vertaa 220 g/m² kassien valikoimaa, ja pyydä tarjous ilmoittamalla määrä, sisältö ja toivottu vastaanottopäivä.